Co ma wpływ na organizację konferencji?

Budżet to tylko i wyłącznie jeden z czynników, który ma ogromny wpływ na zorganizowanie dobrej konferencji, która pozwoli zdobyć wiedzę, informacją jak i ugruntować swoją pozycję na rynku poprzez wzbogacenie kontaktów, w szczególności na arenie międzynarodowej, choć krajowej również. Oczywiście bez finansów, organizacja konferencji nie jest możliwa, ale myli się ten, kto myśli, że wyłoży pieniądze na stół, a reszta sama się zrobi. Pod uwagę do wzięcia jest mnóstwo elementów, które zaważą na sukcesie tak wielkiego wydarzenia. Mając już ściśle określony budżet, konieczne jest rozplanowanie go w taki sposób, by na każdy element finanse wystarczyły. Po pierwsze lokalizacji. Taka, która umożliwi dogodne dotarcie wszystkim uczestnikom. Jeśli jest to dalsza odległość, a na przykład z zakładu pracy wybiera się co najmniej kilka czy kilkanaście osób, konieczny będzie transport, więc i znalezienie firmy, która umożliwi wynajęcie odpowiedniego środka transportu wraz z kierowcą. Obiekt, w którym ma się odbyć konferencja, musi zostać odpowiednio oznaczony, by nie nastręczał trudności w dotarciu na miejsce. Podobnie jak i sale, w których odbywają się prezentacje muszą zostać widocznie oznaczone. Obiekt, w którym ma się odbyć konferencja musi dysponować odpowiednim sprzętem. Nagłośnieniem, oświetleniem, połączeniem z Internetem jak i klimatyzacją na sali, by zapewnić komfort wszystkim uczestnikom tego wydarzenia. Konferencja to czas poświęcony przede wszystkim na naukę, zdobywanie informacji, rozmowę, ale również cały wyjazd to czas wolny, który każdy chce miło spędzić, mając także szansę do integracji z innymi. Potrzeba stąd zadbać na przykład o wspólne wyjście do pobliskiej restauracji czy też wycieczkę, która zadowoli wszystkich uczestników. Nie można zapominać o cateringu, noclegu, atrakcjach w trakcie konferencji, jak i po niej, gadżetach dla uczestników i materiałach reklamowych. To przedsięwzięcie logistyczne, które warto powierzyć w fachowe i doświadczone ręce zespołu ludzi, którzy wiedzą co, gdzie i jak.

Polecamy:

organizacja konferencji Trójmiasto Gdańsk Convention Bureau

ul. Długi Targ 28/29 80-830 Gdańsk
tel. +48 58 300-06-59
fax: +48 58 301-66-37
e-mail: convention@gdanskconvention.pl
www.gdanskconvention.pl